Mau sharing kerjaan bareng-bareng temen? Mau ngedit file berjamaah? Mau ngeliat siapa aja ngerjain apa? Siapa nambahin apa atau siapa menghapus apa? Pengen gratis? (deuh kayak iklan aja).
Jawabnya, ya pake Google Docs.
Kelebihannya, selain gratis, Google docs juga menyediakan fitur sehingga kita bisa melihat siapa aja yang login, yang edit, nambah, menghapus dan lain-lain, jadi cucok banget buat kerja bareng-bareng, plus melihat kontribusi masing-masing anggota. Setiap anggota juga bisa memberikan komentar-komentar di bagian-bagian tertentu, sehingga memudahkan buat review isi dokumen.
Kelemahannya, fitur editnya nggak sepenuh dan selengkap Word, tapi lumayan lah buat bikin draft bareng2, nanti kalo sudah bagus isinya, tinggal di donlot trus diedit beneran pake Word.
So, segera meluncuuur….
1. Upload file dulu laaah.. caranya buka google drive, buat folder baru.
2. Pilih dokumen yang akan di-share dari komputer anda, kemudian seret ke folder di google drive.
3. Convert dokumen tersebut dari format word, menjadi format google docs. Caranya klik kanan nama file kemudian pilih menu Open With-Google Docs
Sekarang dapat dilihat ada 2 versi file, yaitu versi google docs dan versi asli (dengan icon Word (W)).
4. Share file tersebut agar dapat diedit oleh teman-teman anda. Caranya dengan klik kanan file, pilih menu Share
5. Isikan email address rekan-rekan anda, jangan lupa atur hak akses menjadi “can edit”. Share dengan cara ini akan mengirimkan link share folder kepada setiap email yang diisikan.
6. Share juga dapat dilakukan melalui folder, sehingga semua file pada folder tersebut otomatis dibagikan juga. Caranya klik kanan nama folder yang akan di-share dan pilih menu share.
7. Pada panel share isikan email address rekan-rekan anda, jangan lupa pilih menu hak akses “can organize, add and edit”, sehingga setiap orang dapat menambahkan file, menghapus, dan mengedit file.
8. Selain lewat email, share juga dapat dibagikan berupa link, sehingga setiap orang dapat langsung membuka folder/file tersebut tanpa harus membuka email. Namun untuk edit file tetap harus login.
9. Berikut ini isi email yang akan diterima oleh rekan anda. Untuk mengakses file, cukup dengan klik tombol “open”.
10. Berikut ini tampilan folder yang dapat diakses rekan anda, jika dikirimkan melalui link. Pada tampilan ini, rekan anda tetap harus masuk ke gmail untuk dapat melakukan modifikasi pada file. Jika tidak login, maka kita hanya bisa melihat isi file dan mengunduhnya.
11. Berikut ini tampilan yang akan dilihat oleh rekan anda jika di-share langsung melalui file, atau jika setelah login ke google, kemudian rekan anda memilih salah satu file untuk dibuka. Pada sebelah kanan akan terlihat file tersebut sudah dibagikan ke berapa orang.
12. Selanjutnya anda dapat melakukan editing file langsung, baik dengan cara menuliskan langsung pada google docs ataupun dengan cara copy-paste text dari komputer anda. Semua perubahan langsung disimpan pada Drive, Contoh di bawah menampilkan text yang ditambahkan oleh pengguna yang sedang mengedit artikel. Anda juga dapat menambahkan komentar dengan cara klik icon di sebelah kanan dokumen.
13. Anda juga dapat menyisipkan gambar berupa file dari komputer anda dengan cara klik icon insert picture.
14. Berikut ini hasil penyisipan image dari file komputer.
15. Anda dapat menelusuri riwayat perubahan dokumen setiap kali ada rekan anda melakukan update/edit. Ketika file tersebut dibuka kembali setelah diedit oleh rekan, google akan melaporkan ada perubahan pada isi file.
16. Jika selama rekan anda melakukan editing, anda tidak keluar dari google, maka ketika melakukan refesh pada file tersebut, google akan menampilkan informasi perubahan terakhir. Klik link tersebut untuk melihat detil perubahan. Untuk memudahkan, sebaiknya jangan mengedit artikel secara online bersamaan, namun dapat diatur agar ada jeda waktu dari satu edit ke edit yang lain. Saya belum mencoba, kalau diedit bersamaan, apakah semua hasil edit dapat disimpan langsung.
17. Bagian yang diubah-ubah dapat dilihat dengan cara klik link See Full History. Setiap perubahan ditandai dengan warna berbeda, di sebelah kiri atau kanan dapat dilihat siapa yang melakukan perubahan.
18. History atau jejak perubahan juga dapat dilihat dengan cara klik version history dan kita dapat menelusuri perubahan satu persatu.
19. Untuk berjaga-jaga, khawatir rekan anda ada yang salah menghapus file, sebaiknya anda melakukan backup secara periodik, misalnya setiap malam. Berikut ini cara membuat salinan file dan memindahkan ke folder lain.
a. Buat copy file, caranya klik kanan nama file dan pilih menu “make a copy”
b. Setelah dibuat salinannya, pindahkan salinan tersebut ke folder lain dengan cara klik kanan pada nama file dan pilih menu “Move”.
c. Pilih lokasi folder tujuan dan klik “Move”
